Как подготовить заказчика к интервью

Мы уже рассказывали, как нанимающие менеджеры могут вредить подбору. Но в 99% случаев они делают это неосознанно. Заказчик, который не понимает процессы найма, ситуацию на рынке труда и степень своего влияния на HR-бренд, способен принести проблемы компании.

Чтобы исключить любые сюрпризы, заказчика нужно готовить к встрече с кандидатами. Об этой подготовке мы поговорили с HR BP Модульбанка Алесей Шаховой.

Зачем готовить заказчиков к интервью

Иногда заказчики приходят на интервью без подготовки. Причины бывают разными: от банальной нехватки времени до непонимания своей роли в рекрутменте. Например, нанимающий менеджер может не догадываться о существовании HR-бренда и высококонкурентного рынка труда. В его картине мира все элементарно: есть вакансия и неограниченное количество кандидатов — нужно просто выбрать. 

Он не продает вакансию, ведь никто не объяснил ему, как это важно. На интервью он задает неэтичные вопросы и искренне не понимает, почему собеседники обижаются. 

Расскажу об одной неприятной ситуации на предыдущем месте работы. Во время интервью нанимающий менеджер начал расспрашивать девушку, есть ли у нее молодой человек и собирается ли она в декрет. Допрос был настойчивым — от стыда мне хотелось провалиться под землю. 

Я пыталась как-то это прекратить, но нанимающий менеджер гнул свою линию. В итоге девушка расстроилась и ушла — на этом все и закончилось. А ведь такое интервью могло вылиться в публичный скандал для всей компании. 

Мы провели работу над ошибками: рассказали менеджеру, что вопросы о личной жизни неуместны и могут привести к серьезным репутационным потерям. Больше ситуация не повторялась.

Какие риски несет неподготовленный заказчик:

1. Кандидат получает негативное впечатление о компании и ее ценностях. Этим впечатлением он делится с друзьями, коллегами и знакомыми — так формируется репутация работодателя на рынке труда. 
2. Можно получить негативный отзыв о компании, который потом придется долго прорабатывать. 
3. Без подготовки, цели и структуры встреча превращается в бесполезную болтовню. После такого интервью остается ощущение «вроде посидели, время потратили, о чем-то говорили, но ничего о кандидате не узнали и ему о себе не рассказали». 
4. Правовые риски — кандидат может написать жалобу в инспекцию труда. Например, указать, что ему отказали в трудоустройстве из-за дискриминации.
5. Невовлеченный и неуверенный в себе заказчик — демотивирующий фактор для кандидата.

Общее обучение заказчиков

Навыки проведения интервью не идут автоматически в комплекте с должностью руководителя. Если человек не занимался подбором, то его можно и нужно научить этому. Например, у нас есть «Модуль Up» — программа развития новых тимлидов и сотрудников с высоким потенциалом, которая проходит 3–4 раза в год. 

Часть этой программы посвящена рекрутингу: подготовке к интервью, оценке скиллов и предоставлению обратной связи кандидату. В рамках «Модуль Up» мы проводим вебинары по оценке софт-скиллов, где рассказываем:

• какие навыки нужно оценивать;
• как эти навыки связаны с ценностями и целями компании;
• как задавать вопросы;
• как по ответам кандидата понять, подходит ли он нам. 

Но теория без практики бесполезна, поэтому будущие заказчики разбиваются на команды и проигрывают интервью, а потом составляют свои оценки. 

Подготовка должна вестись постоянно и системно, а не начинаться за час до встречи с кандидатом.

Подготовка заказчика в рамках брифа

Системное обучение формирует общее понимание процессов и погружает заказчиков в работу рекрутера. Более детальную информацию мы даем во время брифа по конкретной вакансии.

Обсуждаем вакансию

Максимально подробно согласовываем условия работы и задачи, а также составляем портрет кандидата с набором компетенций, которые нужны на этой позиции. По каждой компетенции устанавливаем свои индикаторы для проверки.

В Хантфлоу можно бесплатно внедрить свою форму заявки на вакансию.

Обсуждаем процесс найма 

Мы проговариваем:

• тактику поиска;
• этапы подбора;
• законодательные аспекты — о чем можно и нельзя спрашивать, правовые риски из-за некорректной коммуникации с кандидатами;
• как будет проходить интервью;
• роли всех участников процесса — заказчика, рекрутера, эйчара;
• тайминг на обсуждение вопросов.

Прогнозируем подбор

Вместе с заказчиком смотрим воронки и анализируем исторические данные по аналогичным позициям. Это необходимо, чтобы построить прогноз и сформировать реалистичные ожидания. Если заказчик знает, что в среднем такие позиции закрываются за 30 дней, то он не будет приходить к рекрутеру с вопросом: «Прошли уже сутки, где кандидаты?»

Договариваемся, как будем продавать вакансию

Заказчик должен держать в голове, что подбор — это двойные продажи. Не только работодатель выбирает кандидата, но и кандидат решает, принимать ли оффер компании. 

О чем необходимо рассказать заказчику:

1. Про ситуацию на рынке. Он может полагать, что под окнами вашего офиса стоит очередь из кандидатов, а это зачастую не так, особенно в IT-рекрутинге и подборе редких специалистов. Здесь важно синхронизировать ожидания нанимающего менеджера с реальностью, чтобы он понимал: за каждого ценного специалиста надо бороться.
2. О чем чаще всего спрашивают кандидаты, что отвечать и почему это важно. Например, некоторые заказчики не могут внятно ответить кандидату на вопросы о зарплате и задачах. Они отделываются общими фразами, так как сами не понимают, сколько готовы платить и что предстоить делать будущему сотруднику.
3. Что надо уважать и ценить кандидата, даже если сейчас он вам не подходит. Бывает, что заказчики полностью теряют интерес к собеседнику, как только понимают, что он нерелевантен задачам. Это ошибка: возможно, вы еще встретитесь с этим же кандидатом или с его знакомыми — так часто бывает на узких рынках. 

Учим пользоваться Ханфтлоу

Мы объясняем заказчикам, как работать в рекрутинговой CRM. Важно, чтобы они существовали с рекрутерами в одной среде, могли обмениваться информацией и следить за аналитикой. Это делает процесс подбора прозрачным и понятным, упрощает взаимодействие между рекрутментом и бизнесом.  

Формируем чек-лист

Зачем нужен чек-лист:

1. Создает сценарий — залог продуктивного, предсказуемого и спокойного интервью.
2. Добавляет объективности — гарантирует, что всем кандидатам задаются одни и те же вопросы.
3. Не дает пропустить важные критерии оценки из-за стресса или растерянности интервьюера.
4. Позволяет использовать единую шкалу для оценки — полезно, когда нужно сравнить кандидатов между собой.
5. Помогает стандартизировать фидбек заказчика.

В качестве чек-листа удобно использовать формы обратной связи Хантфлоу.

Обсуждаем тестовое задание

Считаю, что рекрутер должен проверять тестовое задание на адекватность или даже участвовать в его создании. Например, мы иногда помогаем заказчикам с заданиями: ищем и предлагаем референсы из других компаний.

Слишком сложное или большое задание может отпугивать кандидатов и негативно влиять на процесс подбора. Предупреждайте заказчика о таких рисках — не ждите, что он догадается сам. Показывайте на цифрах, как его решения влияют на рекрутинговые метрики, — здесь пригодится система аналитики. Объясняйте, что недостаточно просто получить и проверить задание, нужно еще и дать фидбек — это вопрос уважения к кандидату.

Как общаться с заказчиком

Сложно подготовить и обучить человека, если он вам не доверяет. Поэтому для начала нужно построить честное и открытое общение с заказчиком. Покажите ему, как вы ведете подбор, дайте доступ к рекрутинговым метрикам, чтобы он видел результаты своей и вашей работы.

Создайте безопасную среду — это особенно важно, когда у заказчика нет опыта в найме людей. Он должен чувствовать поддержку и понимать: если что-то пойдет не так, рекрутер его подстрахует. 

Не ленитесь перед встречей еще раз напомнить про кандидата и обозначить ключевые моменты. Учтите: даже если ваш коллега ранее участвовал в найме — это не повод бросать ситуацию на самотек. Опытный заказчик может не готовиться к интервью из-за чрезмерной самоуверенности. 

Если у вас с заказчиком доверительные отношения, то можете открыто указывать на его ошибки, которые заметили во время интервью. Обязательно объясняйте последствия и возможные риски, иначе собеседнику будет непонятна проблема.

Если же заказчик болезненно реагирует на вашу критику, то можно поступить хитрее. Собирайте обратную связь у кандидатов после интервью и передавайте ему как независимый и объективный отзыв со стороны. При этом необходимо разделять ответственность — ваш посыл должен быть таким: «Смотри, как нас с тобой оценивают». 

Секреты подготовки заказчика к интервью

1. Неподготовленный заказчик — это угроза для HR-бренда, демотивирующий фактор для кандидата и источник правовых рисков для компании в целом.
2. Готовить заказчиков нужно не только перед интервью, а постоянно и системно.
3. Что нужно сделать вместе с заказчиком на этапе брифа:

• обсудить условия работы и задачи; 
• составить портрет кандидата;
• определить набор компетенций и понять, как их проверять;
• подробно проговорить весь процесс подбора;
• изучить исторические данные по аналогичным позициям, чтобы сформировать реалистичные ожидания от подбора;
• договориться о том, кто и как будет продавать вакансию кандидатам;
• разобраться, как работать с рекрутинговой CRM;
• сформировать чек-лист для интервью;
• составить тестовое задание и убедиться, что оно адекватно рекрутинговым процессам и ситуации на рынке труда.

4. Важно строить открытые и доверительные отношения с заказчиками — тогда они будут прислушиваться к вашим рекомендациям и воспринимать обратную связь. 
5. Если заказчик болезненно реагирует на обратную связь от рекрутера или эйчара, то покажите ему фидбек от кандидатов.